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【freee】支払い取引を「未決済」で一括入力できるエクセルインポート

前回の記事で、
freee請求書などを使って、
売上側を「未決済」でやるなら、
支払側も「未決済」でやりましょう、
すると、事業の数字がうまく出てきますよ!
というお話をしました。

【freee】すばらしい請求書機能、どうせなら支払い側も未決済取引で上げましょう

そこで今回は、
・できるだけ手間をかけずシンプルに
・かつ、正確に
支払い取引を「未決済」で一括入力できる、
エクセルインポートを使った方法についてご紹介します。

 

エクセルインポートとは?

まず、「エクセルインポート」という方法の
認知度があやしい気がしているのですが、
皆さんご存知でしょうか?

クレジットカードやインターネットバンキングとの
自動連携が脚光を浴びがちですが、
実は結構すごいやつなんですよ~。

 

まずは、オフィシャルの説明がこちら。

会計ソフト以外のソフトやExcelで
仕訳や売上データを作成していた場合、
そのExcelファイルをCSVファイルに変換することなく
そのままfreeeに取り込むことができます。

https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/216527163

所定のExcelファイルをfreeeに取り込むことによって、
売上や経費などの取引を入力できる、というものですね。

販売管理ソフトから、売上データを出力して、
freee用に加工した上で、取り込む、
というやり方で使われたりします。

 

この方法の最大のメリットは、
大量の取引を、一度にドカッと入れることができること。

たとえば、こんな感じで、
Excelファイルをつくります。

これを、freeeに取り込むだけで…

大量の取引データが一気に処理できるのです!

 

 

金額を入れたら、取り込むだけ

このエクセルインポートを活用して、

・「未決済」取引として
・できるだけ手間をかけず
・正確に

支払い取引を一括入力できる、
自作のExcelファイルを作ってみたので、ご紹介します。
(文末にて、サンプルをダウンロードできます。)

入力のイメージとしては、
このような、Excelのリストを埋めたら、
あとはfreeeに取り込むだけ、です。

取引先に変更がなければ、

・入力対象月
・取引先ごとの金額

を入れるだけです。

なので、
支払先がある程度固まっている方にとっては、
特に使い勝手がよいものと思います。

 

使い方

使い方は、

①新しい支払先があれば、その情報を入れる
②入力対象月と、支払先ごとの金額を入力する
③freeeのエクセルインポートで取り込む

この3工程になります。

 

①新しい支払先があれば、その情報を入れる

新しい支払先が出てきた場合の設定で、
初回だけ必要になるものです。

・取引先
・取引内容
・勘定科目
・税区分
の4つを入力します。

「取引先」freeeに取り込む際に、
新しいものは、取引先リストとして加えてくれますので、
二重にならなければOK。
先方に見られることは無いので、略称でいいでしょう。
(「株式会社」「㈲」などはカットした方がいいです)
「取引内容」買った商品やサービスの具体的な内容のことです。
ここは後で見返した時に概ね分かればいいので、
神経質になることはありません。
「勘定科目」freeeの設定にすでにあるものを使いましょう。
(一字一句でも間違えると、エラーになって登録できません。)
「税区分」freeeの設定にすでにあるものを使いましょう。
(一字一句でも間違えると、エラーになって登録できません。)

 

このうち、
注意したいのが「勘定科目」と「税区分」。
こちらは、freeeの設定上のものを調べて、
コピペするなどして、
その通りに入力するようにしましょう。

なお、税区分については、
よく分からない方が多いと思いますが、
・免税事業者の方(消費税申告が要らない方)
・簡易課税制度を選択している方
については、
「課対仕入」としておけばとりあえずは大丈夫です。
※「10%」とか「8%」とかは付けなくても登録可能です。

 

②入力対象月と、支払先ごとの金額を入力する

ここからは全然難しくありません。

入力対象月と、
支払先ごとの金額を入力します。

「入力対象月」っていつ?
ってことですが、
これは、費用が発生した月、
つまり、
商品を買った月、もしくはサービスを受けた月のことです。

支払いを行う月のことではないので、
注意してください。

ちなみに、「発生額」は消費税込みの金額を入れてくださいね。

入力が終わったら、Excelファイルを保存して閉じます。

 

③freeeのエクセルインポートで取り込む

最後に、freeeのメニューから、
エクセルインポートより、取り込みを行います。

「エクセルインポートって、どこにあるの?」
というと、
実は誰しもが目にしているであろう、ここです。

トップメニュー→取引→エクセルインポート、です。

 

あとは、ていねいに案内があるので、
①~⑤の手順に沿って、入力を行えばOKです。

初めて取り込む際は、ちょっと迷うかもしれませんが、
2回め以降は、特に迷いなく、スンナリ行くはずです。

 

登録がうまくいけば、
このように、未決済の支出取引が、一度に入力されます。

 

気をつけたいポイント

freeeでの取り込みの際に、
つまづきそうなポイントをいくつか挙げます。

まず、「①形式の選択」について、
今回は支払いデータを入力するので、
「支出取引データ」を選択してください。

※デフォルトでは「収入取引データ」になっています。

 

あと、迷うかもしれないのが、
「③各列の読み込む項目を設定」に出てくる、
「税額の扱い」ですが、
今回のファイルでは
「内税/外税を考慮する」になるように設定していて、
これはこのままでいいです。

 

それから、もし「⑤登録」でエラーが出てしまったら、
Excelファイルを再度見直してくださいね。

さっきも言ったように、
・勘定科目
・税区分
は、一字一句でも間違えると、登録してくれません。

 

最後に、細かい点ですが、
サンプルのExcelファイルの仕様では、
発生日の日にちは、一律で1日にしています。

「請求書の請求日は31日だけど、大丈夫?」
という疑問があるかもしれませんが、
会計上は支障はありません。

むしろ、1日にしておかないと、
イレギュラーで前払いをした時に、
未決済取引の消し込みが非常に面倒になってしまうのです。
なので、あえて1日としています。

ただ、決算月の前後に関しては、
どちらの年度の経費になるのか、
しっかりチェックして計上しなければなりません。
(これはどの会計ソフトを使おうが同じことです。)

 

どんな取引で使えばいい?

対象になってくるのは、
・発生した月と支払う月が異なる取引
・振込みや現金で払う取引
・金額が大きい取引
です。
いわゆる「掛取引」がメインとなるでしょう。

逆に
・発生した月にすぐ支払う取引
・クレジットカードで支払う取引
・金額が小さい、細かな取引
は、わざわざこの方法を使う必要はありません。

また、事務所の家賃や保険料のように、
毎月決まった金額を払うものも、
あえて未決済でやる必要はないでしょう。

それと、借り入れの返済も、
性質が異なるので、この方法は使いませんね。

 

まとめ

というわけで、
支払い取引について、
未決済取引での登録を、
できるだけ手間をかけず、シンプルに処理できる方法についてお伝えしました。

未決済取引を使えば、
事業の数字をタイムリーに、
そしてより正確に把握することができます。

会計freeeはせっかくその敷居を下げてくれていますので、
ぜひこの方法をためしてみてください。

サンプルExcelファイルはこちら

 


 編集後記 

楽天イーグルスの3タテのあとの、
被3タテがショックすぎて・・・

ホントは優勝を願うべきだけど、
現実的には3位が精一杯っぽいし、
けど、せめて2位は目指すべきか、
でも、上見すぎると、毎日つらいし…

ああ、どうすれば…笑

ABOUT ME
飯塚 千隼
仙台の公認会計士・税理士。 スモールビジネスの社長やフリーランスの不安や悩みを解消する近道として、事業の数字を「見える化」する仕組みづくりをサポートしています。 顧問税理士のいない個人事業主の方向けにスポット相談もお受けしています。 詳細なプロフィールはこちら