【弥生】Excelで自作した出入金データを「スマート取引取込」で取り込む方法

弥生会計には、「スマート取引取込」と呼ばれる機能があります。
銀行明細、クレジットカード、電子マネー等の取引データを
自動的に会計仕訳データに変換してくれるという機能で、
(理論上は)入力業務の大幅な時短をもたらす画期的なもの。

ただ、致命的な欠点があって、
銀行明細の場合、「インターネットバンキングに契約している」ことが必須。
しかしながら、インターネットバンキングは月額利用料がかかることが多く、
そこまで普及していないのが現状。

しかしながら、インターネットバンキングを利用してなくとも、
Excelベースで現金・預金の出入金データを作成し、
スマート取引取込の機能を使って仕訳データを作成することが可能です。

※以下の会計ソフトで入力可能であることを確認しております。
・弥生会計スタンダード
・やよいの青色申告オンライン

①Excelデータの作成

作成するフォーマットの一例はこんな感じです。 

必須となる列は、以下。
・年月日(年、月、日はそれぞれ別の列でも可)
・入出金(入金、出金はそれぞれ別の列でも可)
・摘要

Excelで入力する上では、「年月日」はそれぞれ別の行にしたほうが楽でしょう。
「入出金」を一列にする場合は、出金はマイナスで入力します。
「摘要」は、取引内容と取引先などを記載します。
パターン化しているなら、リスト化してvlookup関数で飛ばしてやるなどもできるかと。

取込を開始する行を設定できるので、上の方の行は、任意に設定してOKです。
上記の例では、「残高」の列を設けて、前期末残高を記載し、取引ごとに残高を表示するようにしています(「残高」自体は必須ではありません。)。
その他、勘定科目や口座名称などを書いておくといいかと思います。

注意点は、スマート取引取込は途中の修正が非常に困難なので、
Excelの時点で漏れや間違いの無いレベルまで持っていく必要があること。
摘要など、あとで修正すればいいやと思っていると、弥生の融通が効かなすぎて、泣きます。

特に、「入出金」は過不足があると面倒です。
「残高」列をつくっておき、通帳残高との一致を確認しましょう。
また、「摘要」についても、
弥生に取り込む前に入力漏れや誤りの無い状態まで仕上げておくべきです。

②CSVファイルへの貼付け

Excelへの入力が完了したら、CSVと呼ばれる形式のファイルにデータを貼り付けます。
Excelのまま取り込めればいいんですが、なぜか対応していません。

まずは、受け入れ先のCSVファイルを作ります。
Excelファイルを新規作成→そのまま名前をつけて保存
ここで、ファイルの種類を「Excelブック」から「CSV(コンマ区切り)」に変更します。

ファイルの保存先は、あとで取り込む時に指定するので、
分かりやすいところに保存した方があとで困りません。

次に、ExcelファイルからCSVファイルへ貼り付け。
2つのファイルを同時に開いて、
Excelファイル(入出金データ)の該当範囲をコピーして、
CSVファイル(さっき作った空のデータ)のA1セルに貼り付けます。

貼り付ける際、関数をつかっている場合は「値貼り付け」がオススメ。

ここでの注意点は、「月」と「日」。
CSVファイルの表示形式をそれぞれ「mm」「dd」にしないと弥生が受け付けてくれません。
(弥生HPのヘルプにも記載があります。)
「2017/1/3」ではだめで、「2017/01/03」にする必要があります(理由は不明…)。

「月」と「日」の列を全選択して、表示形式を「dd」にしてやればOKです。
(「月」も「dd」形式で問題ありません。)

あと、Excelから貼り付ける際は、
下の方の行に、入出金の無いデータが残らないようにしてください。
こちらも受け付けてくれません。
私の失敗例ですと、「残高」の列に関数を組んでいて、
残高だけがあって入出金の無い行があった結果、
取込前にエラーが出てはじかれてしまいました(切り捨ててくれるかと思ったのですが…)。

なお、上の方の行については、
繰り返しになりますが、取込開始行はあとから設定可能なので、
無駄なものがあっても大丈夫です。

③スマート取引取込の利用開始設定

続いて、弥生側の設定。

スマート取引取込機能を利用するには、以下の2つのIDとパスワードが必要です。
・弥生ID(弥生マイポータルにログインするID)
・製品登録番号(お客様番号)

スタンドアロン版の方は、弥生IDは新規登録となるケースも多いでしょう。
オンラインだと、後者は不要のようです。
※この辺りは、弥生のHP等をご参照ください。

④いよいよ取込設定

以上の下準備が済んだら、弥生会計のメニューの中より、
「スマート取引取込」を選択します。

ここから、ブラウザ(Internet Explorer、Chromeなど)に移って
自動ログインし、スマート取引取込のメニューが表示されますので、
「入出金明細ファイル取込」に飛びます。

なぜか、「金融機関のファイルを取り込みます」としか書いていないのですが、
フォーマットが所定のものであれば、自作のCSVファイルでもいけます。

先程の②で作ったCSVデータを選択して取り込みます。

あとは、弥生HPのこちらのヘルプにしたがって処理していただければできます。

注意点として、取込可能な科目ですが、
この方法で入力できるのは、おそらくですが、
貸借対照表の「現金・預金」に区分される科目のみと思われます。
なので、売掛金や買掛金等についてはこの方法は使用できないかと。

それと新規口座について取り込む際は、事前に補助科目を新設してください。

また、スマート取引取込で分かりにくかったのが、間違った仕訳の修正の仕方。
間違った取引データを削除するためには、「削除」というボタンは一切無く、
「取引の登録」を「しない」に選択した上で、「取引を確定する」を押す必要があります。
非常に回りくどい表現。。。

したがって、
・二重で入力してしまった
・金額や摘要に誤りがあったので、いったん消したい
といった場合、「取引の登録」を「しない」→「取引を確定する」
までしないとデータが残り続けるので注意です。


以上、各所にトラップが仕掛けられているので、
MFクラウド会計などの同様の機能と比べると、
慣れるまでは、ちょっとイライラするかもしれません。
(起こりそうなものは、このブログにできる限り盛り込みました。)
また、結局Excelには入力しなければならないので、
根本的な業務圧縮にまではつながらないのは確かです。

ですが、パターンが固まれば、手入力するのに比べて、相当程度手数は減らせるはずです。
また、ExcelやITのスキルがそれほど要らないのも、大きなプラス材料です。
(Excelのみで仕訳データを作って取り込む方法もありますが、
こちらはやや敷居が高く、全員ができる方法とは言いにくいです。)

というわけで、弥生シリーズをお使いで、
「スマート取引取込」ってあるけど、インターネットバンキング契約してないし、
よく分からないからずっとスルーしてた…
という方はぜひトライしてみてください!!

飯塚 千隼

仙台初のWordPressブロガー税理士・公認会計士。
クラウド会計・Excel・ITを駆使して経理効率化。
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