仕事時間を上手に使って、
定時できっちり仕事を仕上げ、
ワークライフバランスを充実させたい！

そんなビジネスパーソンはきっとたくさんいるはず。

しかし現実には、

・時間管理をしっかりやらないとまずい

と思いつつも

・管理の仕方がよくわからない
・何度か挑戦したがうまくいかない
・挫折してばっかり、もう考えたくない

という方も、多いのではないでしょうか。

今回はそんな、
ネガティブなイメージを抱きがちな時間管理を成功させる秘訣についてお伝えしますので、ぜひ活用してみてください。

この方法を使えば、時間管理がうまくなって、
定時で退社する優秀なビジネスパーソンになるための着実な一歩を刻むことができます。

「そんなバカな、何を大げさな」と感じるかもしれませんね。

しかし、なぜそんなことが言えるかというと、
誰もが利用しているGoogleカレンダーという無料ツールを使うことで、
カンタンに時間に対する意識が向上できるからです。

※iPhone7にて撮影

使う時間より、使えない時間をハッキリさせる

Googleカレンダーを使った具体的な時間管理の方法の前に、
まず、時間をうまく管理するコツについて説明させてください。

時間をうまく管理するコツには、
まず、一日のうちで自由に使える時間を把握することです。

この点、
外出や会議、イベントなどを記入するだけの、
一般的なスケジュール帳の使い方では、
自由に使える時間がハッキリしません。

たとえば、
一日の予定が「13〜16時　外出」のみであった場合、
その3時間が使えないことは分かりますが、
その他の時間は、自由に使えるのでしょうか？

そんなことはないはずです。

・睡眠
・食事
・休憩
・風呂
・勉強

生活の時間やプライベートの時間、自己投資の時間だってあるはずです。

このように、「使う時間」だけを把握するような
スケジュール帳の使い方では、
自由に使える時間を把握できません。

そうではなく、
まずは「使えない時間」をハッキリさせなければならないのです。

「使えない時間」とは、先ほど述べた
睡眠や食事、勉強に充てる時間のことです。

しかし、これらを
紙のスケジュール帳に毎日書き込むのは苦行にほかなりません。

そこで活用するのが、
無料で使え、使い方もカンタンなGoogleカレンダーです。

Googleカレンダーで使えない時間を埋め、
毎日の使えない時間をブロックすることで、
一日のうちで使える時間を
イメージとして把握できるようになります。

Googleカレンダーで使えない時間を視覚化する

まずはこちらを見ていただいた方がはやいでしょう。
午後の時間帯のスケジュールの例です。

どうでしょうか、この窮屈そうなスケジュール！

しかし、これが現実なんですよね。。。

使えない時間をブロックして、
既に決まっている時間をブロックして、
のこった時間が、自由に使える時間。

言葉にすると、
「なんだよ分かってるよ」と言いたくなりますが、
実際のところ、視覚としてイメージすることで、
その時間の足りなさが、心に迫ってきませんか？

私自身、はじめてこれをやってみたとき、
「あー！本当に時間って、無いもんだなぁ！」とはじめて腑に落ちました。
まさにアハ体験です。

それまで、心のどこかで、
スケジュール帳の広大な空白のスペースをイメージしては、
「時間は無限にある」と心のどこかで思っていた気がします。

でも、それではいけないんですね。

今回紹介する方法によって、
「使える時間はこれだけ！」と視覚として示されることで、
時間に対する意識が向上します。

また、管理すべきものが明確になります。

時間が足りなくなったときに、
「睡眠時間を減らす」のようなおおざっぱな対策ではなく、

・使える時間の使い方を工夫する
・使えない時間を減らして使えるようにする

を、実際の予定に即して、
具体的に考えることができるようになります。

設定方法はいたってカンタン

具体的な設定方法を説明します。

使えない時間の把握
↓
Googleカレンダーの設定

これだけです。

①自分の使えない時間の把握

使えない時間とは、
・生活に使う時間
・すでに決まっている時間
の2つです。

「生活に使う時間」は
・睡眠
・食事
・通勤、移動
・風呂
などですね。

ここはついつい削りたくなりますが、
実際に近い時間にしましょう。

なお、細かく設定しすぎず、だいたいで決めるのがポイントです。

「寝る時間は日によって違うんだけど」
「お風呂に入る時間は毎日バラバラだよ」
という方もいらっしゃると思います。

しかし、あくまで、使えない時間を把握するのが目的です。

なので、
睡眠時間→23〜6時の7時間！
お風呂→21時から30分！

などと決め打ちして、だいたいで押さえてしまいましょう。

もう一つ、
「すでに決まっている時間」は、
通常のスケジュール帳に登録するような予定です。

会議、外出、出張、飲み会、イベントなどです。

ここは問題ないでしょう。

（注意点）

①プライベートや自己投資の時間は、
これは必須というものがあればピックアップしてください。
（朝活の時間、スポーツジムの時間など）

ただ、使えない時間をブロックした後で考えてもいいので、
ここは後回しでも大丈夫です。

②休日については、考えずに、
とりあえずは平日のスケジュールだけでいいです。

平日と休日でパターンが違う方もいらっしゃると思います。

そこまで厳密にやろうとすると、
めんどくさくなってやめますので、
まずは平日だけで大丈夫です。

②Googleカレンダーへの登録

Googleカレンダーを用意します。

すでに使っているものを流用してもいいですが、
もし間違うのが怖いのであれば、
カレンダーをもう一つつくっておくと安心です。
（この点は、後述します）

で、先ほどピックアップした、
「生活の時間」「決まっている時間」を埋めていきます。

予定を作成します。
タイトルと日時を決めて、
「その他のオプション」を選択。

「繰り返さない」とあるのを、
「毎日」に設定して保存します。

平日だけなら「平日（月〜金）」もあります。
ただ、あまり細かくすると、あとで管理が面倒になります。

保存すると、毎日予定がズラッと並びます。

色を変えたいときは、
「その他オプション」にて、色を変える設定があります。

私は、使えない時間については暗くしたいので、
「グラファイト」にしています。

まずはいったんつくってみてから、
微調整をしていくといいでしょう。

予定を修正するときは、
・その日だけ修正
・全体を修正
・その日以降、将来の予定を修正
の3パターンがあります。

予定をチェックして編集し、
「保存」すると、以下のように聞かれます。

最初の設定のときは、「すべての予定」でいいでしょう。

ちなみに、
カレンダー上の予定をドラッグして移動することができますが、
この場合は、「この予定」だけが修正されます。

こうして、一通り予定を埋め、調整すると、
一週間の時間が見えてきます。

残ったスキマが、あなたに残された時間です。

※テスト用として登録してみたい場合

Googleカレンダーでは、一つのアカウントにて、
複数のカレンダーを登録・表示できます。

まずは試しに、
使えない時間を埋める用のカレンダーを作ってみて、
もし失敗したら、そのカレンダーごと消す、ということもできます。

カレンダーの左側に、
「友だちのカレンダーを追加」というのがありますが、
そのすぐ横の「＋」を押し、
「新しいカレンダー」を選択します。

名前を適当に設定して、カレンダーを作成します。

予定を作成するときに、
カレンダーの指定ができるので、
新しくつくったカレンダーを指定して予定を作ればOKです。

設定は、左側のカレンダー一覧のところでできます。

カレンダーごとに、デフォルトの色を設定することもできます。

カレンダーを削除するときは、
「設定と共有」を選択すると、
最下部に、カレンダーを削除するところがあるので、
そちらから削除できます。

もし、予定を複製しすぎておかしくなった、とか、
細かすぎて見づらい、などの場合、
カレンダーごと消してしまえば、
既存の予定をそのままにできます。

編集後記

私はこれを足がかりにすることで、
タスクシュート方式への導入が
すんなりとできるようになりました。

Task Chute Cloudは操作性がすばらしいのですが、
たすくま＋Apple Watchの組み合わせに
ハマっていて、
いまは、たすくまを使っています。

この辺りの格闘も、いつか記事にしたいですね。

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