おすすめツール

Gmail入門:ブロック・迷惑メール報告・ミュート・フィルタの違いとメリット/デメリット

Gmailには、迷惑メールに対する対処方法として、
様々な手段が用意されていて、
すごく便利なのですが、
その反面、使い分けが非常に難しいと感じる場面があります。

今回は、迷惑メール対策関連で、
Gmailの4つの機能について、
その違いとメリット・デメリットをまとめました。

微妙に違う、ブロックと迷惑メールを報告

ブロックと迷惑メールを報告は、
ともに迷惑メールフォルダにブチ込んでくれるものですが、
機構が異なるので、使い分けに注意が必要です。

ブロック

ブロックは、非常にシンプルです。

特定のメールアドレスからのメールを、
自動で迷惑メールフォルダに分類してくれるものです。

迷惑メールフォルダに分類されると、
受信トレイには入らず、受信通知も来ません。
30日後にそっと自動削除されます。

設定方法は、メールの編集メニューにある、
「(送信者)さんをブロックする」
を選択するだけです。

ブロックしたメールアドレスのリストは、
右上の「設定」→「フィルタとブロック中のアドレス」から確認できます。

 

迷惑メールの報告

一方、迷惑メールを報告(または迷惑メールとして報告)は、
特定のメールに類似したメールを、
自動で迷惑メールフォルダに分類してくれるものです。

設定方法は、メールの編集メニューにある、
「迷惑メールを報告する」もしくは「迷惑メールとして報告する」
を選択するだけです。

 

迷惑メールの報告のいいところ

ブロックが特定のメールアドレスを狙い撃ちして
ガードするのに対して、
迷惑メールを報告は、Gmailが「似ている」と判断したメールを
ガードするもので、
迷惑メールを報告の方が、防御の範囲がやや広くなるイメージです。

Gmailが空気を読んで、
似たようなものも含めて守ってくれるので、ラクはラクです。

また、ブロックはiPhoneアプリ版ではなぜか設定できませんが、
迷惑メールの報告は使えます。

 

迷惑メールのよくないところ

しかしながら、迷惑メールに分類するかどうかは、
Gmailの判断に委ねられる部分があるので、
迷惑メールにしてほしくないものまで
勝手に迷惑メールに分類されてしまうことがあります。

また、ブロックは防御対象がリスト化されますが、
迷惑メールの報告は、
どういったメールが防御対象かをハッキリが明示されません。
(迷惑メールに分類されたメールを開くと、個別に分類理由は確認できます。)

なので、迷惑メールを報告は
・同じメールアドレスでも必要なメールと不要なメールがある
・ドメイン(@以下)が同じもので、必要なアドレスと不要なアドレスがある
のような細かい分類が求められる場面では、
使わない方が無難です。

なお、後述するフィルタ機能によって、
特定のメールについては迷惑メールに分類しない、
といった個別設定は可能です。

 

謎の存在、ミュート

ソフトな迷惑メール対策?

ブロックや迷惑メールを報告に対して、
ミュートは趣がかなり異なります。

ミュートは、自動でアーカイブ化してくれるものです。
アーカイブとは、受信トレイをスキップして、
「すべてのメール」に入れる動作のことです。

これによって、今後来るメールは、
受信トレイには出てこず、受信通知も来なくなります。
この点は迷惑メール化と同じです。

ただし、「すべてのメール」には残り続けるので、
もし後で必要になったら、
検索するなどして見ることができます。

この意味で私は、ソフトな迷惑メール化かな、と当初思っていました。

設定方法は、メールの処理メニューから、
「ミュート」を選択するだけです。

 

使用場面は限られる

ただ、実際には、ソフトな迷惑メール対策としては使いづらいです。
なぜなら、対象となるメールが、同一スレッドのメールのみだからです。

スレッド(同じトピックのメールのグループ化)は
Gmailにて判断されますが、基本は「件名が同じかどうか」です。

たとえば私の場合、
メルマガにこのミュート機能を使いたいと思うときがあります。
受信したときに読むのではなく、
とりあえず貯めておいて、あとで一気に読んだり、
検索をかけてほしい情報が引っかかるかで読んだりしたいものがあるからです。

しかし、ミュートでは、同一のメールアドレスであっても、
件名が変わればスレッドも変わってしまいますので、
通常の新着メールと同じ扱いになってしまい、
自動アーカイブ化はなされません。

そもそもこの機能のターゲットは、
メーリングリストのようにTOやCCが複数ある場合で、
自分に関連が無いトピックが延々繰り返される際に
「そっ閉じ」するためのもののようで、
現在ではメールでこういった使い方はあまりしないので、
役割を終えつつある機能かもしれません。

なお、ミュート対象となっているスレッドは、
検索窓に「is:muted」と入力すると一覧として出てきます。

 

フィルタは使い方によっては秀逸

個別に条件設定

ブロック、迷惑メール、ミュートといった機能を補いたい場合、
フィルタ設定をすることができます。

たとえば私は、
特定のメルマガについて、
「受信トレイをスキップ+既読にする」
とフィルタ設定していて、
これによって、受信通知はされず、
自分のタイミングで購読することができています。
(だから結果的にミュートは要らないんですが。。)

あるいは、某社からの宣伝メール攻撃がしんどいので、
・○天カード(クレジットカード)の利用通知
・楽○イーグルスファンクラブのお知らせ
を除いて、一括して「受信トレイをスキップ+既読にする」
と設定しています。
あそこはよく利用させてもらいつつも、
いちいち配信解除するのが面倒なので。

このほか、たとえば、
特定のメールを「既読にする」とだけ設定すると、
受信トレイには置かれるものの、既読状態なので、
受信通知が来ずに済む(自分がメールを開いたタイミングで読める)
といったことができます。

対象となるメール条件は、
件名やドメイン(@以下)での設定も可能で、
たとえば、「To:@yahoo.co.jp」
と設定すれば、
ヤフーメール全般をフィルタリングすることができます。

設定方法は慣れれば難しくない

検索窓のタブをクリックして、
対象条件を入力したのち、
「フィルタを作成」を押します。

すると、指定する動作リストがでてくるので、
チェックを付けて「フィルタを作成」をクリックするだけです。

 

設定したフィルタのリストは、
「設定」→「フィルタとブロック中のアドレス」から確認できます。
(ブロックと同じです。)

なお、フィルタ設定はスマホアプリ版ではできません。

はじめは項目が多くてよく分からないと感じるかもしれませんが、
慣れれば難しくありませんし、
ささっと設定できるようになります。

【編集後記】
先週末はいしのまき復興マラソン10kmに出走。
序盤、ゲストランナーの谷川真理さんの背後にピッタリついて
ついていってやる!と思いましたが、
一瞬で巻かれました。

【先週の一日一新】
いしのまき復興マラソン
スーパーヴァーム
住信SBIネット銀行口座開設

ABOUT ME
飯塚 千隼
仙台の公認会計士・税理士。 スモールビジネスの社長やフリーランスの不安や悩みを解消する近道として、事業の数字を「見える化」する仕組みづくりをサポートしています。 顧問税理士のいない個人事業主の方向けにスポット相談もお受けしています。 詳細なプロフィールはこちら